Casos de éxito / Plataforma de Becas — Anáhuac
De correos y hojas de cálculo a una plataforma de becas
La Universidad Anáhuac Veracruz coordinaba sus becas entre varias áreas con correos, Excel y WhatsApp. Construimos una plataforma a la medida, conectada a HubSpot, que hoy usan coordinación de becas, admisiones y dirección.
Sistemas a la MedidaCRM y Automatización
Universidad Anáhuac Veracruz
ClienteUniversidad Anáhuac Veracruz
GiroEducación superior
UbicaciónXalapa, Veracruz
Se integra conHubSpot CRM y correo institucional
TecnologíaReact · Node.js · MySQL
Duración3 meses a producción
El reto
Lo que había que resolver
Los prospectos ya estaban en HubSpot, pero el seguimiento de cada beca (deportiva, artística, académica, de excelencia, convenio y SEP) se hacía con correos manuales, hojas de cálculo y mensajes de WhatsApp entre áreas.
Nadie tenía una vista única del estado de cada prospecto.
Las respuestas entre áreas eran lentas.
Había errores al asignar porcentajes de beca y correos que nunca salían.
Armar un reporte tomaba horas.
Cualquier ajuste dependía del área de sistemas.
La solución
Lo que construimos
01
Embudo por etapas
Del tryout a la inscripción. Cada rol ve y actúa solo sobre lo que le corresponde.
02
Visto Bueno en un clic
Se genera y envía un correo con los datos del prospecto, la beca propuesta y los comentarios.
03
Dos entornos de becas
Deportivas y Otras Becas, cada uno con su configuración, campañas y periodos.
04
Panel de administración
Usuarios, correos, campañas y módulos se configuran sin tocar código.
05
Dashboard
Conversión por etapa, tiempos promedio e historial completo por contacto.
06
Acceso seguro
Cuatro niveles de permisos para proteger la información de los estudiantes.
Los resultados
Lo que cambió
15 → 1 min
Enviar una solicitud de Visto Bueno pasó de unos 15 minutos a menos de 1.
✓ Visibilidad en tiempo real
Todas las áreas ven el mismo embudo. Antes cada una tenía su propia versión.
✓ Autonomía
La coordinación configura correos, campañas y usuarios sin depender de sistemas.
✓ Aprobaciones formales
Cada decisión se toma con toda la información estructurada.
✓ Un detalle que se recuerda
Fuera de temporada, el módulo de becas deportivas muestra un minijuego pixel art.
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