Las plataformas de gestión del trabajo de marketing ayudan a los líderes de marketing y a sus equipos a estructurar su trabajo diario para cumplir sus objetivos en el plazo y dentro de las limitaciones presupuestarias, todo mientras gestiona los recursos y facilita la comunicación y la colaboración. Las funciones pueden incluir asignaciones de tareas, seguimiento del tiempo, elaboración de presupuestos, comunicación en equipo y uso compartido de archivos, entre otras.
Antes de la pandemia, muchos especialistas en marketing ya se habían acostumbrado a trabajar en iniciativas que implicaban la colaboración con personas fuera de sus propias oficinas, ya que muchas marcas operan en distintas regiones o en todo el mundo. Además, los proyectos de marketing, ya sean campañas, sitios web, documentos técnicos o videos, generalmente implican trabajar con recursos externos, ya sea una agencia, un diseñador o un fotógrafo contratado. La pandemia de COVID llevó todo eso a un punto álgido, ya que los proyectos debían ser completados por una fuerza laboral en gran parte aislada en sus oficinas en el hogar.
Todo eso ha aumentado la necesidad de un software de gestión del trabajo de marketing , que documente y optimice los procesos, flujos de trabajo y proyectos realizados por los especialistas en marketing digital, a menudo integrándose con otros sistemas como la gestión de activos digitales (DAM) o suites creativas.
Por varias razones, el marketing es un caso de uso ideal para estas herramientas.
Beneficios de las herramientas de gestión del trabajo de marketing
Los líderes de marketing enfrentan desafíos de carga de trabajo cada vez más complejos. Las herramientas de administración del trabajo de marketing empresarial pueden ofrecer beneficios significativos que ayudan a los especialistas en marketing a controlar su trabajo y comunicarse mejor con sus colegas, incluidos los siguientes:
- Gestión más eficiente de las operaciones globales. Las herramientas de gestión del trabajo de marketing pueden ayudar a los empleados distribuidos a coordinarse entre sí, lo que permite la responsabilidad y la coherencia en todos los mercados. Algunas herramientas respaldan específicamente los procesos de colaboración y aprobación orientados al material de marketing.
- Facilidad y transparencia de los informes. Aunque es posible usar hojas de cálculo actualizadas manualmente para administrar proyectos, no ofrecen los informes y paneles nativos que brindan las herramientas de administración del trabajo de marketing. Muchas de estas plataformas incluyen capacidades de generación de informes altamente personalizadas que se basan en widgets y asistentes para que la generación de informes sea más rápida y sencilla. Estos informes a menudo se pueden compartir y se pueden exponer a los ejecutivos de los niveles VP y C, lo que brinda a todas las partes interesadas una vista del progreso en múltiples iniciativas.
- Visualizaciones que ayudan en la planificación y asignación de recursos. La mayoría de las herramientas de administración del trabajo de marketing brindan visualizaciones que permiten a los especialistas en marketing ver numerosos proyectos de un vistazo, lo que les permite ajustar los cronogramas o las tareas según sea necesario para evitar sobrecargar o subutilizar los recursos.
- Mejora de la coordinación con los clientes y otras partes interesadas. Muchas plataformas de gestión del trabajo de marketing permiten el acceso de «invitado» u otras estructuras de permisos flexibles que permiten compartir cierta información mientras que otros aspectos están ocultos. Esto es especialmente útil para los especialistas en marketing que trabajan en agencias o como consultores externos porque pueden documentar lo que necesitan dentro de la herramienta, sin preocuparse por parecer menos profesionales cuando el cliente inicia sesión y ve su propia vista.
- Gestión de activos digitales y uso compartido de archivos. La mayoría de las herramientas de gestión del trabajo de marketing permiten a los usuarios cargar archivos o vincularlos en el almacenamiento en la nube, sirviendo como una especie de DAM «lite». Algunos incluso están integrados con un DAM completo o una suite creativa, lo que permite que los creativos que desarrollan activos de marketing hagan su trabajo y obtengan revisiones y aprobaciones, al mismo tiempo que realizan un seguimiento del estado del trabajo para otras partes interesadas.
- Comunicación más fluida con el equipo de desarrollo y otros grupos. Las iniciativas de marketing digital suelen incluir un aspecto tecnológico que requiere el talento de los desarrolladores. Cuando los especialistas en marketing y los desarrolladores se encuentran en diferentes departamentos funcionales, pero utilizan la misma herramienta de gestión del trabajo de marketing, su trabajo en conjunto funciona con menos contratiempos. Lo mismo se aplica a cualquier otro departamento con el que interactúe marketing.
- Seguimiento más fácil de las horas facturables y la gestión de recursos humanos. Muchas plataformas de gestión del trabajo de marketing realizan un seguimiento del tiempo transcurrido mientras un asignado trabaja en una tarea, lo que permite a los administradores de cuentas de la agencia contar fácilmente la cantidad de horas dedicadas a los proyectos de un cliente en particular. Esta característica también puede ayudar a los gerentes a controlar los niveles de productividad de los empleados.
- Responsabilidad clara que evita que las tareas se pasen por alto. El corazón de la mayoría de las herramientas de gestión del trabajo de marketing es una versión de una lista de tareas pendientes en la que se pueden asignar tareas discretas a la persona o grupo responsable de llevarlas a cabo. Mediante el uso de la funcionalidad de dependencias y el seguimiento de estas tareas, los gerentes pueden eliminar las demoras y la falta de comunicación sobre lo que se espera.
- Automatización de tareas repetitivas. Muchas plataformas de gestión del trabajo de marketing incluyen la creación de plantillas o conjuntos de tareas reproducibles que pueden ayudar a evitar la tediosa repetición. Si una agencia tiene un proceso de incorporación, o un proceso de verificación regular, que sigue con cada uno de sus clientes, un gerente puede crear la estructura para ese proceso una vez y reutilizarla cada vez que surja el caso de uso. Además, algunas herramientas incluyen tareas recurrentes que se pueden usar para documentar procesos que ocurren a intervalos regulares.
Relación con el marketing ágil
Para mantenerse al día con el ritmo del cambio, algunas organizaciones de marketing han adoptado el marketing ágil , una filosofía y un flujo de trabajo iniciados por los desarrolladores de software. Aunque existe desde hace un tiempo, el giro hacia flujos de trabajo de marketing ágiles parece estar acelerándose.
La práctica del marketing ágil no requiere ningún software en particular, pero es probable que los especialistas en marketing que adopten esta metodología busquen herramientas que encajen con su nueva filosofía. Muchos proveedores de gestión del trabajo de marketing ofrecen informes e interfaces orientados a la agilidad, como tableros Kanban y un lugar para ingresar elementos pendientes.
La complejidad está impulsando la adopción de estas soluciones
La complejidad del trabajo de marketing en sí ha crecido exponencialmente. Lo que solía ser una reunión de oficina cara a cara ahora es más probable que sean varias conversaciones por correo electrónico, herramientas de chat y videollamadas. Una encuesta reciente de Salesforce State of Marketing encontró que los especialistas en marketing han adoptado un promedio de cuatro tecnologías de colaboración para facilitar la comunicación digital primero y unificar sus equipos de marketing global. Aun así, se ha vuelto cada vez más difícil para los gerentes de marketing rastrear el estado de varias tareas y campañas: el 69% de los especialistas en marketing dicen que es más difícil colaborar ahora que antes de la pandemia, según la encuesta State of Marketing.
Dichos factores han aumentado la necesidad de plataformas de gestión del trabajo de marketing, que documenten y optimicen los procesos, flujos de trabajo y proyectos realizados por los especialistas en marketing digital, a menudo integrándose con otros sistemas como la gestión de activos digitales (DAM) o suites creativas. En un artículo titulado «El ‘cómo’ de la transformación», los analistas de McKinsey señalaron que «el 70 % de los programas de cambio complejos a gran escala no alcanzan los objetivos establecidos». Una parte del remedio, concluyeron, es la adopción de herramientas de gestión del trabajo más sofisticadas.
El interés en las soluciones de gestión del trabajo de marketing también está siendo estimulado por el deseo de mantener las iniciativas de transformación digital en el buen camino proporcionando transparencia y responsabilidad, y ayudando a los gerentes de marketing, así como a los ejecutivos de nivel C, a mantener el trabajo en marcha, ya sea que los empleados estén en casa o fuera de casa. la oficina.