Ventajas de la digitalización en tu empresa
Edmundo Jorge Miranda Mata
En este blog redactamos algunos puntos que pueden alertar sobre la necesidad de evolucionar a la digitalización empresarial y explicamos las ventajas, beneficios y softwares que permitirán tener mejores resultados en tu empresa.
En plena era digital el uso correcto de las herramientas tecnológicas para empresas da una ventaja competitiva al permitir recolectar datos y centralizarlos para transformarlos en información valiosa para la toma de decisiones directiva.
¿Cómo saber que se necesita la digitalización de la empresa?
Por lo general, la ausencia de tecnología en la empresa ocasiona problemas relacionados con la productividad y resultados. Hay varios indicadores que pueden alertar sobre la necesidad de iniciar la transformación digital de la empresa como:
- Tener procesos manuales, tediosos y repetitivos:
Ocasiona que se gaste demasiado tiempo en tareas monótonas y aumenta la probabilidad de errores o equivocaciones en las actividades. - Dificultad para acceder a información importante:
Es más común de lo que parece y deriva en tomar decisiones sin la información suficiente. - Falta de visibilidad en el progreso de los proyectos:
Es un problema que puede ocasionar atrasos y demoras en las fechas de entrega de proyectos. - Tener dificultad para colaborar y comunicarse:
Demasiado WhatsApp no siempre es lo mejor, se pierde información en canales de comunicación informales. - Equipo con problemas para dar seguimiento de venta a contacto:
La inversión en conseguir potenciales clientes no se aprovecha y puede ocasionar mal servicio al cliente.
¿La digitalización es costosa ?
Hoy gracias al avance tecnológico podemos encontrar una amplia variedad de softwares de pago y gratuitos que solucionan estos problemas y que se adaptan a las necesidades y posibilidades de inversión de cada empresa.
Lo recomendable es utilizar únicamente las herramientas necesarias que impulsen a alcanzar los objetivos específicos que se hayan establecido. En OuttaBox estamos listos para asesorarte y potencializar tu inversión digital.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar herramientas digitales en la empresa?
El uso de herramientas tecnológicas en las empresas puede mejorar la eficiencia empresarial, productividad, comunicación, seguridad de la información, toma de decisiones y flexibilidad, lo que se traduce en una mejora en la rentabilidad y la competitividad.
A continuación, explicamos 5 ventajas de la digitalización y proponemos diferentes softwares que pueden ayudar a tu empresa a iniciar en el mundo digital.
1.- Mayor productividad
La productividad puede ser impulsada por varios factores tecnológicos en los que destaca:
- Automatización de procesos:
Se logra utilizando tecnología para realizar tareas de manera repetitiva y eficiente sin la intervención humana. Esto puede incluir la automatización de procesos de compra y proveeduría, procesos de recursos humanos, procesos de atención al cliente, financieros y contables y más.
La automatización empresarial mejora la precisión, la eficiencia y la velocidad de las tareas, lo que a su vez puede aumentar la productividad y reducir los costos.
- Medios de comunicación formales y colaborativos:
Las herramientas de comunicación en canales formales permiten que la comunicación sea fluida sin que se “ensucie” con conversaciones informales del día a día. Además, permite a los equipos trabajar juntos al mismo tiempo y compartir información de manera más rápida y eficiente.
- Acceso fácil a la información y recursos:
Las herramientas tecnológicas brindan acceso a información de la empresa y recursos en línea, lo que permite al equipo encontrar y utilizar la información necesaria de manera más eficiente en el momento que se necesite.
Hay muchos softwares que pueden ayudar a mejorar la productividad. Aquí hay algunos ejemplos de cada categoría mencionada anteriormente.
| Software | Tipo |
| IFTTT | Tareas repetitivas |
| Zapier | Tareas repetitivas y comunicación entre plataformas |
| Slack | comunicación |
| Microsoft Teams | comunicación |
| Loom | Haz videos grabando pantalla |
| Google Workspace | colaboración |
| Evernote | Información y recursos |
| Google Drive | Información y recursos |
| OneDrive | Información y recursos |
Estos son solo algunos ejemplos de las muchas herramientas disponibles. Es importante investigar y comparar diferentes opciones para determinar cuál es la mejor para su empresa o equipo en particular.
Loom permite reducir reuniones poco productivas.
2.- Toma de decisiones informada
Decidir correctamente el rumbo de la empresa no es algo que se debe tomar a la ligera, para tomar decisiones basadas en información es necesario que los datos empresariales se encuentran disponibles en cualquier momento y en tiempo real.
Lo anterior, permite a los directivos y gerentes de la empresa tomar decisiones más rápidas y efectivas. Algunas estrategias para poder lograrlo son:
- Sistemas de monitoreo
La empresa puede tener sistemas internos de monitoreo que le permiten ver en tiempo real los datos clave del negocio, como ventas, ingresos, gastos y producción.
- Fuentes externas:
La empresa también puede obtener información en tiempo real a través de fuentes externas, como sitios web de noticias financieras, plataformas de seguimiento de la bolsa de valores, y proveedores de datos financieros.
- Herramientas de análisis de datos:
La empresa puede utilizar herramientas de análisis de datos, como dashboards y paneles de control, para recopilar y analizar información en tiempo real sobre su negocio y su industria.
Algunos de los softwares más populares de análisis de datos y visualización que permite a las empresas visualizar y comprender sus datos en tiempo real son:
Ejemplo de un Dashboard de Power BI.
3.- Reducción de costos
Los procesos digitales y utilizar herramientas digitales pueden reducir costos a través de la mejora de la eficiencia, la optimización de los recursos y la reducción de errores y problemas. Las estrategias recomendadas para lograrlo son:
- Seguimiento de gastos
Este tipo de software permite realizar un seguimiento detallado de los gastos y ayudar a optimizar el presupuesto.
- Gestión de proyectos
Permite planificar, monitorear y controlar proyectos de manera más eficiente, lo que puede reducir los costos asociados con la coordinación y el seguimiento.
- Gestión de recursos humanos
Este tipo de software permite gestionar eficientemente los recursos humanos, lo que puede reducir costos y mejorar la productividad
Algunos ejemplos de software que permiten implementar las estrategias anteriores los puedes encontrar en la siguiente tabla:
| Software | Tipo |
| Expensify | seguimiento de gastos |
| Asana | gestión de proyectos |
| Jira | gestión de proyectos |
| ClickUp | gestión de proyectos y actividades |
| ADP Workforce Now | gestión de RH |
| Salesforce | crm y automatización de procesos de ventas |
| HubSpot | crm y automatización de procesos de ventas |
Ejemplo un Sprint en ClickUp.
4.- Conocimiento más profundo de la empresa
Se logra almacenando la información empresarial en una base de datos central tambien llamada «Data Lake«.
El centralizar la información de las diferentes áreas que componen una empresa permite hacer análisis de correlación que ayudan a entender mejor cómo varios factores de la empresa están relacionados entre sí y cómo pueden afectar o beneficiar unos a otros. Lo anterior, permite tener una radiografía de la empresa y generar reportes y análisis de mayor profundidad que pueden dar una ventaja en negociaciones o toma de decisiones.
Para lograrlo, es necesario primero seleccionar un software o plataforma adecuada según las necesidades y objetivos de la empresa. Así como tambien evaluar la cantidad de datos a almacenar y procesar para no adquirir un software de mayor costo de lo que se necesita realmente. Algunos de los softwares que se pueden evaluar son:
- Sistemas de gestión de bases de datos (DBMS):
Herramientas como Oracle, MySQL y Microsoft SQL Server permiten almacenar, gestionar y recuperar información de manera centralizada. - Sistemas de gestión de documentos (DMS):
Soluciones como SharePoint permiten centralizar y gestionar documentos, imágenes y otros tipos de información en un solo lugar. - CRM (Customer Relationship Management):
Software como Salesforce y Hubspot centralizan información sobre clientes, prospectos y relaciones comerciales para mejorar la gestión de las relaciones con los clientes. - ERP (Enterprise Resource Planning):
Sistemas como SAP y Oracle E-Business Suite centralizan información y recursos empresariales para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones.
Es importante mencionar que se puede emplear más de un software para la gestión, administración y operación de la empresa. Sin embargo, se pueden conectar alimentando una base central utilizando una API o plataformas como Zappier que permite conectar y automatizar el intercambio de información entre diferentes aplicaciones y sistemas.
Ejemplo una grafica de correlación en Microsoft SQL Server.
5.- Incremento de ventas
Para mejorar las ventas de la empresa es necesario perfeccionar el seguimiento y atención a los prospectos para que avancen fluidamente por el «Buyer Journey». Además, las estrategias post-venta son una excelente estrategia para deleitar a los clientes y fomentar futuras recompras.
Es necesario monitorear y evaluar el progreso de las ventas de un producto o servicio constantemente. Esto puede incluir la identificación de oportunidades de venta, la gestión de prospectos y la comunicación con los clientes potenciales y actuales. El objetivo es maximizar la eficacia y eficiencia en la generación de ingresos y la consecución de objetivos de ventas.
Es importante utilizar herramientas y tecnologías adecuadas para llevar a cabo un seguimiento efectivo de las ventas, como herramientas de análisis de datos y software de gestión de relaciones con los clientes (CRM), si te interesa saber más sobre estos softwares consulta nuestro blog: Los mejores 5 CRM del momento en México.
Existen diversas herramientas tecnológicas que pueden ser utilizadas para dar seguimiento a clientes, algunas opciones incluyen:
- Salesforce CRM: una de las plataformas más populares para la gestión de relaciones con los clientes.
- Hubspot CRM: una plataforma completa que incluye herramientas para el seguimiento de clientes, marketing y ventas.
- Zoho CRM: una plataforma de gestión de relaciones con los clientes accesible y fácil de usar.
- Mailchimp: una plataforma de correo electrónico marketing que permite enviar correos masivos y personalizados a los clientes.
- Pipedrive CRM: Diseñada para ayudar a las empresas a organizar y priorizar sus oportunidades de ventas.
Ejemplo de la visualización y timeline de un contacto en HubSpot.
En conclusión, en una empresa el uso adecuado de herramientas tecnológicas puede aumentar la eficiencia, la colaboración y la capacidad de tomar decisiones informadas. Sin embargo, también puede presentar desafíos como la necesidad de una formación adecuada, resistencia al cambio y una planificación cuidadosa para evitar interrupciones en el negocio y garantizar la seguridad de la información.
Es importante evaluar cuidadosamente las necesidades de la empresa y elegir herramientas tecnológicas que sean efectivas y escalables para el futuro. Por ello, en OuttaBox Co estamos listos para apoyarte en tu acercamiento a la transformación digital.
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